Suomen laki

Tietosuoja-asetuksen soveltaminen alkaa toukokuussa 2018

25.4.2018

Intrum on valmistautunut Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen toukokuussa 2018 mukanaan tuomiin vaatimuksiin sekä konsernitasolla että paikallisesti.

EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) aletaan soveltaa 25.5.2018. Tietosuojauudistuksen tarkoituksena on muun muassa lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta, vahvistaa rekisteröityjen henkilöiden oikeuksia, ja päivittää tietosuojasääntely nykyaikaisten käsittelytilanteiden mukaiseksi. Asetus koskee lähes kaikkia organisaatioita, jotka käsittelevät henkilötietoja. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joiden avulla henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa.

Tietosuoja-asetuksen lisäksi Suomessa tulee sovellettavaksi uusi tietosuojalaki, jolla tietyiltä osin paikallisesti täsmennetään tietosuoja-asetuksen sääntelyä. Tietosuojalaki on eduskunnan käsittelyssä, ja sen on tarkoitus tulla voimaan samaan aikaan tietosuoja-asetuksen kanssa. Samalla kumotaan nykyinen henkilötietolaki.

Intrum on valmistautunut Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen toukokuussa 2018 mukanaan tuomiin vaatimuksiin sekä konsernitasolla että paikallisesti. Osana valmistautumista Intrum kouluttaa koko henkilökuntansa tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin liittyen.

Uutena vaatimuksena aikaisempaan henkilötietolakiin verrattuna tietosuoja-asetuksessa on osoitusvelvollisuus, joka velvoittaa yritykset yksityiskohtaisesti dokumentoimaan mitä henkilötietoja ja millä tavoin yrityksessä käsitellään. Näiden henkilötietojen käsittelyprosessien kuvaaminen Intrumin toimintojen osalta on ollut yksi suurimpia yksittäisiä asetuksen tuomia vaatimuksia, johon ei myöskään ole ollut ennalta valmiita malleja.

Intrumin asiakkaille ulospäin näkyviä muutoksia tulevat olemaan muun muassa muutokset Intrum Webin tuottamassa raportoinnissa, jossa asiakkaan tilaamista raporteista tulee jatkossa ilmoitus sähköpostitse, mutta itse raporttia ei enää liitetä viestiin.

Loppuasiakkaille näkyviä muutoksia ovat puolestaan lähteviin velalliskirjeisiin liitettävät tietosuojalausekkeet, joissa on olennaisimpien tietojen ohella ohjeet ja linkki lisätietojen pyytämistä ja mahdollisia tiedusteluja varten. Laajemmat tietosuojaselosteet niin loppuasiakkaille kuin asiakkaille löytyvät Intrumin kotisivuilta toukokuun alusta lähtien.

Sekä asiakkaiden että loppuasiakkaiden yhteydenpitoa ohjataan tietosuojasyistä enenevässä määrin Intrumin verkkopalveluiden kautta tapahtuvaksi.

Yhtenä osana valmistautumista henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimusehdot on uudistettu. Sopimusehtoja sovelletaan Intrumin ja sen asiakkaiden välisessä yhteistyössä. Myös olemassa olevat sopimukset päivitetään tietosuoja-asetuksen edellyttämällä sopimusmuutoksella. Samoin ulkoisten palveluntarjoajien, kuten postitus- ja tulostustalojen, kanssa olemassa olevat sopimukset päivitetään tietosuoja-asetuksen mukaisiksi.

Tietosuojalainsäädäntö määrittää henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien tahojen roolit. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan sellaista tahoa, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Henkilötietojen käsittelijä puolestaan käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Nämä roolit määrittävät osapuolten aseman ja velvollisuudet. Henkilötietojen käsittelystä sopiminen rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä on tietosuoja-asetuksen asettama edellytys. Jos asetuksen edellyttämä tietojenkäsittelysopimus puuttuu, valvontaviranomaiset voivat määrätä hallinnollisia sakkoja. Kahden rekisterinpitäjän välisessä suhteessa tietojenkäsittelysopimusta koskevaa vaatimusta sen sijaan ei sovelleta.

Intrumin kanssa tehdyn yhteistyösopimuksen perusteella tuotettavien ja ostettavien palveluiden osalta osapuolten edellä mainitut roolit jakautuvat alla kuvatusti.

Seuraavien Intrumin tuottamien palveluiden osalta sekä Intrum että Asiakas toimivat kumpikin itsenäisessä rekisterinpitäjäroolissa:

  • Perintäpalvelu
  • Luottotietopalvelut yrityksiä koskevien tuotteiden osalta
  • Lakiasiat
  • Kansainvälinen perintä
  • Arvonlisäveropalvelut konsultointipalveluiden osalta
  • Lasku- ja reskontrapalvelu muistutuspalvelun osalta

Seuraaviin Intrumin tuottamiin palveluihin liittyy henkilötietojen käsittelyä, jota Intrum suorittaa Asiakkaan puolesta ja lukuun henkilötietojen käsittelijän roolissa ja niiden osalta sovelletaan sopimusmuutokseemme sisältyviä henkilötietojen käsittelyn ehtoja:

  • Luottotietopalvelut yksityishenkilöitä koskevien tuotteiden osalta
  • Arvonlisäveropalvelut arvonlisäverojen takaisinhaun osalta
  • Lasku- ja reskontrapalvelu lukuun ottamatta muistutuspalvelua

Muuttuneet sopimusehtomme on jo lähetetty suurimmalle osalle asiakkaitamme. Jos sopimusmuutos ei syystä tai toisesta ole tavoittanut yritystänne huhtikuun loppuun mennessä ja teillä on käytössä palveluita, joissa Intrum toimii käsittelijäroolissa, ota yhteyttä, niin hoidamme asian kuntoon.

Jos sinulla on kysymyksiä tai tarvitset lisätietoja Intrumin tietosuojakäytännöistä, lähetä tiedustelusi osoitteeseen tietosuoja@intrum.com, vastaamme mielellämme!

Share This