Ulkoistettu saatavien hallinta voi olla läpinäkyvää

29.11.2018

Saatavien hallinnan laajempi ulkoistaminen on elänyt samaa evoluutiota kuin muutkin ulkoistettavat palvelut. Saatujen kokemusten ja tutkittujen hyötyjen myötä myös keskeisten operatiivisten toimintojen ulkoistamisesta on tullut hyväksyttävää. Edelleen tyypillisimmät ulkoistetut taloushallinnon toiminnot ovat kirjanpito ja palkkahallinto, mutta viime vuosina saatavien hallinnan kokonaisuutta on lähdetty enenevissä määrin ulkoistamaan.

Kolmen viimeisen vuoden aikana markkinoilla on ollut havaittavissa selkeä trendi, jossa yritykset kaikissa kokoluokissa ovat lähteneet etsimään kumppania saatavienhallinnan kokonaisuuteen aina laskunvälityksestä myyntireskontran hoitoon, maksumuistutusten lähettämiseen, perintään sekä asiakaspalveluun. Riskienhallinnan näkökulmasta myös ostajien luottotietojen tarkastaminen myynnin yhteydessä on olennainen osa saatavien hallintaa ja osa ulkoistettavaa kokonaisuutta.

Saatavien hallinnan ulkoistuksella tavoitellaan mahdollisuutta keskittyä omaan liiketoimintaan sekä kustannustehokkuutta ja -säästöjä. Monessa yrityksessä päätökseen vaikuttavat henkilöstökysymykset, kuten eläköityminen tai osaavan henkilöstön työvoimapula, sekä halu varmistua toimintojen jatkuvuudesta ja niiden kehittämisestä.

Ulkoistamiseen liittyy luonnollisesti myös riskejä, ja suomalaiset yritykset ovatkin olleet varovaisia monen toiminnon ulkoistamisen kohdalla.

On hyvä muistaa, että yhden toiminnon osittainen ulkoistaminen edellyttää edelleen resursointia omassa yrityksessä, jolloin osa säästöistä tai hyödyistä voi jäädä saavuttamatta.

Suurimpina riskeinä saatavien hallinnan ulkoistamisen kohdalla koetaan muun muassa kontrollin ja läpinäkyvyyden menettäminen kriittisimpien liiketoimintojen osalta. Toisaalta saatetaan pelätä ulkoistetusta palvelusta muodostuvia ennakoitua suurempia kustannuksia sekä palveluntuottajan alisuoriutumista. Palveluntarjoajan edustajana haluaisin kuitenkin rohkaista, että myös ulkoistettu saatavien hallinta voi olla ennakoitavaa ja läpinäkyvää, niin palvelun tuottamisen kuin kulujenkin osalta. Toiminnallisia riskejä on puolestaan mahdollista minimoida ulkoistamisen suunnittelun, testauksen ja toteutuksen valvonnan kautta, jossa palveluntarjoajan on oltava asiantuntija. Palveluntarjoajalta saa ja pitääkin vaatia ammattitaitoa ja osaamista ulkoistuksen suunnitteluvaiheessa!

On hyvä ymmärtää, että saatavien hallinnan palveluiden tuottamiseen on olemassa erilaisia malleja ja vaihtoehtoja, jotka vaikuttavat saatavien hallinnan läpinäkyvyyteen ja kontrollin säilymiseen asiakkaalla. Valituilla malleilla on vaikutusta yrityksen rahankiertoon. Yksi vaikuttava tekijä on käytettävä tili, jonka kautta raha kiertää. Mikäli raha kiertää saatavien hallinnan ulkoistuksen jälkeen yrityksen oman tilin kautta, ei tilisiirtoihin mene aikaa, ja kotiutuneet rahat ovat heti yrityksen käytettävissä aivan kuten ennenkin. Myös kassavirtaan säilyy tuolloin läpinäkyvä ja reaaliaikainen näkymä aivan kuten silloin, kun reskontran hoito toteutetaan itse.

Kuten palveluntuottamisessa, myös palvelun hinnoittelussa on erilaisia malleja. Palvelun kustannuksiin saa läpinäkyvyyden esimerkiksi valitsemalla palveluntarjoajalta hinnoittelumallin, joka perustuu toteutuneisiin tapahtumiin, kuten laskujen kappalemäärään tai niiden jakelukanaviin, tai vastaaviin. Omaa tiliä käytettäessä kaikki yritykselle kuuluvat saatavat, niin loppuasiakkaiden maksamat pääomat, korot kuin kulutkin, tulevat varmasti omaan kassaan, eikä palveluntarjoajan ansainta pääse muodostumaan osaksi näistä. Tapahtumapohjainen hinnoittelu antaa asiakkaalle myös hyvän mahdollisuuden kustannusten ennakointiin. Harvalla toimialalla jokainen kuukausi on yhtä vahva.

Palveluntarjoajan suoriutumisen valvonta voi tapahtua yhdessä sovitun seurantamallin avulla. Palveluntarjoajalta on hyvä vaatia myös läpinäkyvää ja tiedonkulun mahdollistavaa toimintamallia. Avoin ja toimiva operatiivinen yhteistyö, proaktiivinen raportointi sekä yhteistyötapaamiset asiakkaan kanssa tarjoavat näkymän niihin liiketoimintoihin, jotka ovat ulkoistettu.

Ulkoistettu saatavien hallinta voi siis olla läpinäkyvää. Hyvä palveluntarjoaja osaa esitellä yrityksellenne parhaiten sopivat mallit ja vaihtoehdot, sekä perustella ne.

Lue lisää räätälöidyistä palveluistamme eri toimialoille.

Lisätietoja: Anna Johnson-Ferguson, osastopäällikkö, Lasku- ja reskontrapalvelut, Intrum Oy

 

Lue myös:

fischer Finland: ”Perinnän ulkoistaminen vapautti aikaa ydinliiketoiminnan kasvattamiseen”

 

Jaa sivu